Przychodzi prawniczka do informatyka...

I zleca: „Proszę mi wdrożyć”.

Informatyk ustala potrzeby prawniczki, a do tych należą kontrola obiegu korespondencji, naliczanie czasu pracy, archiwizacja dokumentów, fakturowanie i wszelkie możliwe ułatwienia w procesie udzielania pomocy prawnej, które pozwalają poświęcić więcej czasu na pracę merytoryczną.

„Ile należy się za to dzieło”, pyta prawniczka, na co informatyk z szelmowskim uśmiechem i zaskakującą pewnością siebie oznajmia: „Zapewniam panią, że nie >>dzieło<<, a zlecenie”. I podaje stawkę, na którą powinniśmy spuścić zasłonę milczenia.

Czym jest umowa wdrożeniowa

To kontrakt, którego celem jest wyposażenie przedsiębiorcy (trudno mi sobie wyobrazić, by wdrożenie obejmowało osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej, ale nie można takich scenariuszy wykluczyć) w program/system informatyczny, który będzie ułatwiał prowadzenie działalności. W przedsiębiorstwach produkcyjnych są to takie oprogramowania, które pozwalają na automatyzowanie procesu produkcji, skracanie go, często przy tym kontrolowanie czasu pracy ludzi i sprzętów, co z kolei przekłada się na wycenę pracy przedsiębiorcy.

W firmach usługowych taki program ułatwia komunikację między pracownikami, udostępnianie dokumentacji i informacji o obsługiwanych klientach i znów – mierzenie czasu, od którego tak często zależy cena usługi.

Dzieło czy zlecenie?

Spór o to, czy umowa wdrożeniowa jest umową zlecenia czy o dzieło jest zadawniony i nierozstrzygnięty, a w takich wypadkach najbardziej trafną (i irytującą) odpowiedzią na tę wątpliwość będzie: „to zależy”. Od tego, na co strony faktycznie się umówiły, jakie były ich intencje, cel umowy i jakie należało przyjąć najefektywniejsze rozwiązanie prawne dla jej pełnej realizacji.

Umowy wdrożeniowe są różne, mogą w nich przeważać elementy umowy o dzieło, czyli ustalony z góry efekt wdrożenia, często poprzedzony „analizą przedwdrożeniową”, którą oferuje firma IT dla dokładnego rozeznania potrzeb klienta i dostosowania rozwiązań ściśle do nich dopasowanych. O tym, że kontraktowi bliżej jest do umowy o dzieło decydować będą precyzyjnie określone ramy wdrożenia – oznaczenie konkretnych funkcjonalności oprogramowania (np. mierzenie czasu pracy maszyny), uwzględnienie technicznych aspektów wdrożenia (zakup sprzętów, instalacja sieci). Pomocne okazuje się ustalenie, czy wdrażane oprogramowanie ma cechy powtarzalne, może być wykonane przez inną firmę informatyczną i zaaplikowane w innym przedsiębiorstwie produkcyjnym o zbliżonym zakresie działania, czy też jest systemem, z którego wyłącznie określony podmiot może skorzystać.

Trochę jak szafy z Ikei: można je zaprojektować z wykorzystaniem gotowych modułów na potrzeby własnego wnętrza, ale też wykorzystać w innym mieszkaniu, tylko bez nadstawek, jeśli stropy są niższe. Niewiele w takim zamówieniu cech „dzieła”. W przeciwieństwie do mebli wykonanych według projektu, domierzonych co do milimetra, mieszczących się w jednej tylko wnęce danego pomieszczenia, które nie znajdą zastosowania nigdzie indziej.

Co za różnica?

Na to pytanie odpowiedź jest prosta: otóż zasadnicza, a sprowadza się do odpowiedzialności za efekt umowy.

W wypadku umowy zlecenia, czy też świadczenia usług, informatycy odpowiadają za wysoką staranność wykonywanych przez nich czynności. Jeśli mimo jej zachowania zamawiający przedsiębiorca nie jest zadowolony z wdrożenia, może nie mieć do kogo kierować swoich pretensji. Wszak dostał to, na co się umówił – profesjonalną obsługę informatyczną (czyli instrukcję i usługę złożenia szafy) i działające oprogramowanie (czyli nieuszkodzone korpusy, półki, szafki i fronty, które po złożeniu są funkcjonalnym meblem). Jeśli jednak umowa zostanie zakwalifikowana jako dzieło, to staranne działanie informatyków nie będzie wystarczające, odpowiadać będą za umówiony rezultat.

Każda umowa wdrożeniowa może powodować wiele wątpliwości interpretacyjnych, dlatego im bardziej jest precyzyjna, a komunikacja między stronami lepsza, tym większe szanse na to, że współpraca zakończy się sukcesem.

Prawniczka nie musiała korzystać z pomocy adwokata. Porozumiała się z informatykiem, który uświadomił ją, że ogólnie zarysowane przez nią potrzeby jej kancelarii nie wystarczają do zawarcia umowy o dzieło. Ostatecznie wdrożenie w niewielkiej firmie usługowej zwykle kończy się zakupem gotowego produktu, jednak wiele tego rodzaju kontraktów to skomplikowane umowy. W wypadku sporu sądowego będą oceniane z uwzględnieniem okoliczności danego przypadku. Dla uniknięcia sporów i wątpliwości interpretacyjnych, jak zawsze lepiej skonsultować się z prawnikiem przed podpisaniem umowy, a nie po.